Conseils pour une meilleure gestion du temps au travail

Tout d’abord, il est important de comprendre que la gestion du temps est une question d’organisation. Structurer les tâches et la durée de chacun est la première étape vers une meilleure gestion du temps – cela peut se faire sur une base quotidienne, hebdomadaire et même mensuelle.

Au fur et à mesure que de nouvelles obligations et activités émergent, le calendrier doit être adapté pour redistribuer le temps disponible. Comme point de départ, nous proposons trois étapes simples :

1) Liste de choses à faire

Il est impossible d’organiser son temps de travail sans avoir une visibilité sur tout ce que l’on doit faire. Cela peut sembler simpliste, mais c’est une étape souvent négligée dans la précipitation pour démarrer un nouveau projet.

Il est recommandé de répertorier toutes les étapes et de diviser les tâches plus importantes en sous-tâches pour encourager la progression et garder le contrôle sur le projet. Ensuite, plus d’informations sur chaque tâche sont ajoutées, telles que le temps nécessaire pour les effectuer, le niveau d’importance et la date d’achèvement.

En ayant toutes les tâches au même endroit, vous avez une vue d’ensemble de ce qui doit être fait, de la quantité de travail nécessaire et de ce qui nécessite une attention immédiate, afin de mieux gérer votre temps.

2) Établir des priorités

Bien sûr, la méthode choisie pour la priorisation des tâches dépend de la nature du travail et des caractéristiques individuelles de chaque travailleur.

Cependant, un conseil est d’évaluer les activités de la liste quotidienne pour leur importance et leur urgence pour décider comment les organiser et même les déléguer ou demander l’aide du responsable ou des collègues. Après tout, prioriser, c’est aussi dire non quand c’est nécessaire.

3) Planifiez la semaine

La prochaine étape consiste à planifier toute la semaine. Un modèle intéressant est l’analyse du flux de la semaine, proposé par un cadre de Google à tous les employés de l’entreprise dans un e-mail devenu une campagne publicitaire.

Selon le concept, notre énergie et notre rythme de travail varient tout au long de la semaine comme suit :

• Lundi : augmentation de l’énergie après le week-end, utile pour des tâches telles que l’établissement d’objectifs, l’organisation et la planification.
• Mardi et mercredi : Boost de puissance, idéal pour résoudre des problèmes complexes, écrire, créer et faire du brainstorming.
• Jeudi : L’énergie repart à la baisse, idéal pour les réunions qui nécessitent un consensus entre les équipes.
• Vendredi : Il s’agit du niveau d’énergie le plus bas de la semaine, adapté au travail dans les délais, à la planification à long terme, à l’établissement de relations.